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なぎぶろ

社会人1年目の軌跡をありのままに綴る― 本の感想、おすすめの映画,英語/その他勉強法,おすすめしたい物/事/場所等,雑記スタイルでゆるく熱く更新していきます。2015年度末までは理系大学院生。

パワポを使ったプレゼンに関する理系大学院生3年間の集大成!スライドのデザイン/作り方をまとめるよ。

学習法/勉強 学生モラトリアム

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これからパワーポイント(パワポ)を使ってスライドを作り

プレゼンをしていかなければならない

【全ての人たち】に向けて書きました。

偉大な教授の下で学んだスキルを

ちょっとしたHow toとしてお伝えしたい!

一念発起した”敏感な”なぎが

特に大学生と大学院生に届くといいな!

なんて思いながら仕上げました。

スライド作り/発表をする際に重要となる点を

しっかりとお伝えすることができたら幸いです。

 

はじめに

僕は16卒で自動車関係のメーカーに就職予定です。

まだ社会人になっていないので、企業でのスライド作りやプレゼンはよくわかっていません。社会人の読者の方々から言わせると「こんなもの通用しないよ!」というものもあるかもしれません!そこらへんは何卒ご理解を頂けると幸いです。社会人になったら自身の経験も踏まえてもう一度書いていく所存です。(時間があれば)

 

この記事を最後まで読めば

「わかりやすくカッコいいプレゼンだ!」

「プレゼン上手いなお前!」

 

なんて言われる発表ができるはず?

 

はず?じゃないですね。

 

良いスライド発表が、できまああぁーす!(誰)

 

まずは僕の経歴を

経歴なんて興味ない!という方は読み飛ばしていただいて構いません。

こういうHow to を書くからには、僕自身の経験を書かなければならないかな?と考えたので、まずはそこから。要約すると、「プレゼン得意です!プレゼンをちゃんと学んできましたよっ☆」ということを伝えたいだけなのでさらっと読み飛ばしてください。決して自慢したいわけではないので悪しからず。

 

【塾講師歴6年、集団授業歴4年。300名以上の生徒を担当】

人前で話すことはどちらかといえば得意な方だと思います。「どうやったら生徒にしっかりと理解してもらえるか」ということを6年間かけて追及してきたわけですね。相手の理解力に依存する部分も大きいですが、試行錯誤を繰り返すことによって、使う言葉を選ぶことはもちろん、伝える順番や例え方、知識の結びつきを与える…等々をすることによって、相手にどの程度伝わるのかは大きく変わります。

 

【10回以上の口頭発表を経験(学内/学外)】

学部4年生~大学院2年生までに、学会で3回と学内で7回以上の口頭発表を行ってきました。いわゆるパワーポイントを用いた口頭発表ですね。学会は国際学会が2回、国内の学会が1回ですので、実は英語でのプレゼンの方が得意だったりします(嘘)。

 

【優秀プレゼンテーション賞を受賞】

これは学内での発表になってしまうのですが、プレゼン賞を受賞してきました。2~3%くらいがもらえる賞ですね。賞状のみで副賞はなし!というドMな賞でした。

 

プレゼンの才能がある偉大な教授の元で学んできた

正直に伝えます。

今日の記事に書かれている内容は

僕の成果ではありません。

プレゼン技術の向上は間違いなく教授のおかげなんです。僕の指導教官は研究者としてはかなり若手になるんですが、5年間で数億円の予算がつくビッグな国家プロジェクトに選ばれているめちゃくちゃ凄い方なんですね。おそらく倍率は100倍以上。選ばれる為にはお偉いさんの前でプレゼンを何度もしなければなりません。そこを通過してきている方の下で、3年間かけてご指導していただきプレゼン技術を可能な限り盗んできました。僕が大学院に行った理由の50%近くは、このプレゼン技術を盗みたかった身につけたかったからです。今日は盗んできた学んできたプレゼン技術の集大成をまとめていこう!というわけです。

 

いつか誰かの役に立つと信じて。

 

さて、ずいぶんと前置きが長くなりました。

それでは本題に移っていきましょう。

 

スライドデザイン/作成編

スライドのデザインは本当に大事という話

スライドのデザインは超重要です。だって、スライドはあなたのためのものではなくて聞く人のためのものだから。なんとなくカッコイイデザインであれば(とりあえず最初は)聞きたいという気になってくれます。少なくともダサイものよりも惹きつけられます。

 

教授(上司)の方針によっては「背景にデザインがあったとしても色の無駄遣いだし、デザインに時間をかけるのは無駄だから背景のデザインは白紙のままで良い」という人もいますが、これは嘘です。色の無駄?聞いてくれなきゃ意味なくない?たしかに印刷する場合にトナーは使うけど白黒で印刷すればカラーのトナーはほとんど使いませんし、トナー代を払えないくらいの研究費しか取ってこられないのであれば「先にお前が仕事しろ」という話になるわけです

おっと、ちょっと悪態をつきすぎましたかね?

もちろん、デザインに時間をかけすぎではだめですよ。

「時間の無駄」というのは企業の場合いわれてしまうかもしれません。でも本当でしょうか。プレゼンには必ず目的がありますよね?例えば相手に研究内容を理解してもらうとか、商談を通すなどなど。そういった目的達成のためには見てもらうためのデザインの工夫は必要項目だと思うわけです。もちろんバランスは大事だけど。仮にデザイン作成に少し時間がかかったとしても、そこに割く時間よりもプレゼン自体がうまくいくほうが大事なはず。デザイン一つで印象は変わるんですからね。

 

デザインは自分で作れ!愛着が湧くよ。

「じゃあカッコいいデザインテンプレをダウンロードすればいいね!」

いいえ、違います。

確かに世の中には無料のものから有料のものまで数多くのデザインテンプレートにあふれていますよね。ちょっとした発表ならいいのかもしれませんが、僕は自分で手を動かして作ってしまうことをオススメします。他人のつくったスライドデザインというのはどこか使い勝手が悪いことが多いから。時間との兼ね合いですが、大学生もしくは大学院生であれば時間はあるので手を動かしましょう。ゼロから考えるのではなく以下に示す本やURLを参考にしてみると捗ります。

僕の研究室の場合、まずスライドデザインの作り方から教えています。自分で手を動かして作ると、そのデザインに愛着が沸きますし、プレゼンに対するモチベーションにも繋がりますからね。1度作ったデザインの色を変えて使いまわしてみてもいいと思います。ちなみに僕は絵のセンス皆無ですよ。それでもスライドデザインはいくつか作ってきました。例えばこんな感じ。

 

表紙

f:id:koya-0263:20160308155251p:plain

 

中身

f:id:koya-0263:20160308155525p:plain

 

あとはこんな感じのものも。

 

表紙

f:id:koya-0263:20160308160459p:plain

 

中身

f:id:koya-0263:20160308160542p:plain

 

テンプレのものよりも圧倒的に使い勝手がいいです。

なお、2番目のデザインはフリーテンプレートを真似て作成しています。

下記に示す本の著者の方から許可を頂き掲載させていただきました。

この場をお借りして感謝申し上げます。

 

テンプレートのURLはこちら。

powerpoint/keynote対応。無料デザインテンプレートのダウンロード|P-ralay

 

自分で"真似て"作る際には

「スライドマスター」をいじることによってできます。

 

 *僕のように外部に発信をする際には

著作権違反となる場合もあるので

必ず著作権者に許可を取るようにしてください。

 

【スライドマスター】デザインの作り方

「スライドマスターをいじれ」これに尽きます。

絵心のあるひとは何か絵を描いていれても面白いかもしれません。

僕は本当に絵の才能がないので、単純な図形を組み合わせることで作っていました。

具体的な例と手順を示しましょう。

僕はパワーポイント2007を使用しています。 

2003でも2010でも基本的に同じだと思いますので

頑張って探してみてくださいね。

 

テンプレートのURL

powerpoint/keynote対応。無料デザインテンプレートのダウンロード|P-ralay

 この中のモノを真似ますね。

 

1.スライドマスターを表示させる。

表示→スライドマスター

f:id:koya-0263:20160308162212p:plain

 

 

2.必要なモノを残してフォント調整

f:id:koya-0263:20160308162638p:plain

マスターを開いたら

左側にある余計なスライドは消してしまいましょう。

僕は上図のように3枚だけ残している状態にします。

編集するのは真ん中と下だけで十分です。

真ん中のスライドが表紙

一番下のスライドが中身になります。

フォントが一括で設定できてしまうので直しておきましょう!

この図では「メイリオ」にしておきました。

基本設定のままだとMSゴシックになるんですが、

僕はこれが全然好きになれなかった。

Widowsだったらメイリオ、Macならヒラギノがいいですね。

フォントは完全に好みの問題ですけどね。

ここら辺はきっと誰かが記事にしてくれるはず?

 

3.図形を組み合わせて作っていく

図形を挿入します。

f:id:koya-0263:20160308163815p:plain

ここでは三角形とフリーフォームを使いました。

 

f:id:koya-0263:20160308163523p:plain

うっすらと影を入れると立体感が出ていいですよ。

ちなみに今回使用した三角形の影の条件はこんな感じ。

 

f:id:koya-0263:20160308164008p:plain

 

完成形をもう一度

f:id:koya-0263:20160308160459p:plain

 

マスタを使うとスライドを作っているときに消えないんですね。

あとはいちいちコピペしなくてもOKなので便利です!

スライド全体でのテーマ色を決めよう

上記の1つ目のスライドであれば、がテーマですね。2つ目は赤/オレンジ系がテーマ色。なので、強調したい語句は(もしくは,色相環の反対の色)を使っていました。色の勉強は中学時代の家庭科の授業で止まってしまっているので、正直なところ勉強不足です。変な色は使わないほうが無難でしょう。水色とか黄色とかピンクとかね。

誰か僕の記事を引用して色に関する記事を書いてくれないかなあ!

 

そうそう!抑えておいてほしいポイントが一つだけ。

 

種類増やしすぎない

 

これ重要です。

パッと見たときに散らかっている印象になり

理解度はおそらく下がります。

 

メインのテーマ=1色

強調のための色=1色

その他の補強のための色=1~2色

 

使う色はこんな感じで意識していました。

もちろん、グラフとかの場合は増えてしまっても仕方ないですけどね。

 

デザインを決めるときに参考にしたいモノ

伝わるデザイン|研究発表のユニバーサルデザイン

ここは最初の頃に結構参考にしていました。

デザインに関することがうまくまとめられていると思います。

あとは以下の本とかも参考になります。

大学の図書館とかにもあると思うので

ぜひお手に取ってみてください。

 

 

 

フォントは16pt以上!余白を残せ!ページ番号は分数で!

全体のデザインではなく、個々の作りこみ段階で覚えておいてほしいこと。

フォントは16pt以上にしましょう。

20pt以上とかいう人もいますが

メイリオの20ptはめちゃくちゃ大きいので16ptで十分です。

「余白を愉しむ」ことを早い段階で覚えてください。

情報を詰め込んでしまっても相手には伝わりません。

2行以上の文字列を打ったときには

段落→行間→「1.3」にすると

文字同士の隙間ができて良い感じです。

それとページ番号をいれること!

右下がオーソドックスな位置でしょうかね。

「今のページ番号/全体のページ番号」

これで表記することをオススメします。

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この場合10ページある発表で5ページ目だとわかります。

これだけで発表を聞いている人が安心できますからね。

「今のページ番号」だけだと

 

「え、まだあるの?」

 

「このページで終わりじゃないんかーい!」

 

こんな感じでソワソワしてしまいます。

 

図やグラフはできる限り忠実に再現して作ること

理系の方々に言いたい。

概略図はテキトーにしない!

僕は自動車関係の研究をしていたので

「マニホールド」をパワーポイントで作りました。

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(実は発表ではあまり使ってないんですけどね…)

絵のセンスは皆無なので、写真をトレースしただけです。

イラストレーターとか使えるようになるともっと良いんでしょうけど

パワーポイントでも十分に作ることができます。

 

どこかのデータを引用してグラフを貼る場合は

自分で作り直すことをオススメします。

コピペしないこと!!

細部にこだわってくださいね!

 

聴衆の視覚を意識せよ☆

スライドの中をどういう順番で発表していくのか?

これを意識すると良いでしょう。

図の配置とかを間違えると

ハチャメチャな発表になる場合が多いです。

可能な限り

上から下

もしくは

左から右

 に話が流れていくように作りましょう。

 

ストーリー構築編

スライドのデザインが決まったらあとは発表用に資料を作っていくわけですね。

覚えておいてほしいことがあります。

 

「発表の出来はストーリーで決まる」

 

「プレゼンで重要なのはストーリーだ」

 

この言葉を3年間で耳にタコができるほど聞いてきました。

いや、タコができました。

 

そして「お前のストーリーはいけてねぇなあ!」と何度言われたことか。「ストーリー」というのを文字で説明するのは非常に難しいのですが...

 

【プレゼン全体を通じて伝えたいことを明確にしてから、それを納得(理解)してもらうために証拠を積み重ねていく。その際に「話の流れ」「伝える順番」「細部までこだわった言葉遣い」これらが奏でるハーモニー】

 

こんな感じだと理解しています。

大事なのは、【結論を導くための証拠を積み重ねていく】という作業そのもの。結論に向かっていくように作成するわけですね。このとき、言葉遣いも超絶大事です。言われてみれば当たり前のことなんですが、これがなかなかできないんですよ。

「なんとなくこれを入れてみよう!」とか、「僕はここを頑張ったから話の中に入れたい!」とか「この言葉が好きだから使う!」とか!こんなこと言っているようではだめなんです。全て、何かを理解してもらうための状況証拠になっていかないと意味がない。では、ストーリーを考えるうえで重要なポイントを以下に記していきます。

 

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プレゼンの対象は誰で、目的は何なのか。

当たり前ですね。まずは対象を明確にしましょう。相手が専門知識を持っているのか否か。それによってどこから説明を始めるかも変わりますね?全てを理解してもらうことが目的なのか、はたまた最近の進捗だけを報告するのか。企業であれば、対象が内部なのか外部なのかも大事になってくるかと思います。

 

プレゼン全体の結論から考えよう。

上記にも書きましたが、プレゼン全体の結論が全てです。そこに照準を合わせて証拠を積み重ねていくように各スライドを作っていきましょう。これも至極当たり前のお話。ただ、研究発表だとよくあることなのですが、途中で良いデータがとれたことによって、結論が少し変わることがあります。そうなると過去の研究の位置づけや実験結果の伝えるべきポイントも変遷していきます。結論を熟考すること。

 

各ページはタイトルとサブタイトルを作り込め。

タイトルは言いたいことのテーマ、サブタイトルがその結論になるように作りこみましょう。これだけでめちゃくちゃわかりやすくなるわけですね。僕はこれが目から鱗でした。僕を含めた日本人の多くは以下のようなスライドを作りがちです。

 

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タイトル:伝えたいこと

サブタイトル:やったこと(タイトルの言い換えであることが多い)

その下:グラフとか図なんかの結果

一番下:そのスライドで最も言いたいこと

一見するとわかりやすいですが

初めて発表を聞く人にとっては混乱を招きやすい。

説明が長いと特にね。

そして往々にしてサブタイトルが機能していなかったりします。

僕がそうでした。次のようにするとわかりやすい!

 

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タイトル:伝えたいこと

サブタイトル:そのスライドで最も言いたいこと/根拠等

その下:グラフとか図なんかの結果(サブタイトルであるといえる理由)

一番下:余白

 

要するに、サブタイトル=結論を先に言え!ということです。

 

三段論法を忘れなさい!と何度言われたことか。

 三段論法の例

大前提:全ての人間は死すべきものである。

小前提:ソクラテスは人間である。

結論:ゆえにソクラテスは死すべきものである。

 

三段論法 - Wikipedia

 

これではダメで!

 

ソクラテスは死すべきもの。

だって人間って死ぬでしょ?

ソクラテスも人間だもの。

 

結論を先に!です。

余談ですが、英語だと初めからそういう作りになっているんですね。

This slide shows (タイトル) because(サブタイトル)~~~。

このスライドは(タイトル)を示しています!なぜなら(サブタイトル)だからです。

 

こういうパターンもあれば、

 

From this experimental test (タイトル),

It was found that A indicated B. (サブタイトル、明らかにしたことや知見)

Because (その下以降の説明、証拠を提示)

 

これ(タイトル)をしました!

するとA=B(サブタイトル)だってわかったぜ!

なぜなら(その下以降)だからです。

 こういった構成のものもあります。

何が導けたのかがぼんやりしたままだと

その後の細部のことを聞いても、聞き手は理解してくれない。

むしろ、本当にそういえるの?と疑いたくなります。

 

口頭発表編

制限時間は守ろうね☆

必ず与えられた時間は守りましょう。1秒でもオーバーしただけで僕はがっかりしてしまいます。決められた時間内で伝えきる能力が求められています。ほかの人が延長していようがそんなの関係ねえ!(古いか)ということで、あなたは守ってくださいね。

 

原稿を必ず作ること

僕が4年生のとき初めて教授の前でプレゼンをしたときに言われました。

「さすが塾の講師をやっているだけあってわかりやすい。ただ、お前原稿つくってないだろ?原稿を作らないとこれ以上のプレゼン技術の向上はないよ。」と。

なぜでしょうか。

 

「同じ発表が2度とできないから」

これです。毎回原稿が変わるようだと、教授もどこを指摘したら良いのかわかりませんよね。細部の言葉選びまでこだわっていく上で、ベースとなる原稿があることで向上していくことができます。

原稿を作る→発表して指摘をもらう→手直しする

このサイクルを生むためだったわけですね。

プレゼンが上手くなりたいのであれば原稿は作りましょう。

タイトル→サブタイトルをわかりやすく読もう

スライドを作り込んでいれば

原稿作成に困ることなどほとんどありません。

上記にも書きましたが

「このスライドは(タイトル)を示しています!なぜなら(サブタイトル)だからです。」

「実験結果と考察です。~~~であることを示しました。」

「背景です。~~~の効果を得られます。」

とにかく、そのスライドで最も伝えたいことを最初にいってしまう!

慣れるまではめちゃくちゃ違和感がありますが

聞いているほうにはほとんど違和感がないはずです。

自信を持つことができるまで練習する

発表は場数です。とにかく練習をしましょう。

原稿の丸暗記をしてしまう人がいますが、スライドをしっかりと作り込んでいれば、それを見ながらであれば言えるという状態にしていくイメージで構いません。丸暗記スタイルは緊張して原稿が飛んでしまったら終わりですからね。

 

追記(2016/3/9)

「録音・録画して自分で確認するといいよ」

 という声を多方面からいただきました。

ありがとうございます。

おっしゃる通りだと思います。

言われてみれば僕の場合も

教授の指摘が早すぎるため

練習では録音していました。

皆様もぜひ!

発表練習で自分の癖を誰かに指摘してもらう

本番までに練習をする中で誰かに発表を見てもらいましょう。

【お願い】「あ~」とか「え~」と言うたびに机をたたいて!

僕はこんな風にお願いをして自分を追い込んでいました。自信を持てない練習を始めたばかりの頃は1回の発表で50回もバンバン!されたことも。あ、精神的にはめちゃくちゃ追い詰められるのでオススメしません。誰かに見てもらい、癖を指摘してもらうだけでも価値はあります。

 

想定質問を考えておく

研究発表で一番嫌なのは「質疑応答」だったりします。自分で考えていてもなかなか出てこないことが多いのでこれも誰かの力を借りましょう。発表練習の中で癖を指摘してもらうだけではなく、疑問点も必ず教えてもらえば一石二鳥ですね。その中で補足が必要な点については必ず予備スライドを準備しておく。予備スライドの有無で「質疑応答」の精神的な余裕が生まれます。

 

 

まとめ

デザインにこだわれ!

発表はストーリーが命。

結論を先に伝えよ!

タイトル/サブタイトルを作り込め!

手を抜かずに練習せい!

 

以上!3年間の集大成でした。

 

必要な人のもとへしっかり届いてくれたら泣いて喜びます。

 

 

ではまた。

 

なぎ